Que vous soyez un médecin généraliste ou spécialiste, il vous faut absolument optimiser la gestion de votre cabinet médical. Comme c’est le cas dans de nombreux établissements médicaux, vous devez en effet organiser votre secrétariat en adoptant certaines démarches.
Choisir le bon système de secrétariat médical
Si ce conseil est valable pour les généralistes, il l’est d’autant plus pour les spécialistes. Certains praticiens décident de recevoir les appels téléphoniques de leurs clients et de gérer leurs plannings eux-mêmes. D’un autre côté, ils sont également de plus en plus nombreux à déléguer ces tâches à un secrétaire. Ces derniers ont alors recours à un service de télésecrétariat médical ou au recrutement d’une personne chargée de l’accueil physique et téléphonique.
Le télésecrétariat médical est une option moins onéreuse qu’une assistante médicale. Il vous permet effectivement de maîtriser vos coûts. Autrement dit, vous pourrez rémunérer les agents du centre d’appels en externe au forfait horaire fixe ou selon les heures travaillées. Sachez par ailleurs que ce service peut également venir en renfort de votre assistante médicale durant les périodes de grande affluence. Dans ce cas, c’est à vous de choisir après quel nombre de sonneries, les appels seront-ils redirigés vers ce service. Il en assurera alors la gestion.
Si vous choisissez de recruter une personne pour la prise en charge des appels, assurez-vous qu’elle dispose d’une bonne connaissance du métier de secrétariat. Aussi, il serait préférable qu’elle se familiarise avec votre spécialité. Elle doit par conséquent être capable de différencier une véritable urgence médicale de celle qui peut patienter. Autrement dit, elle doit être en mesure de gérer la bande passante des demandes de la patientèle.
Utiliser efficacement un logiciel métier
Utiles pour tous les praticiens, les outils comme Doctolib leur permettent d’optimiser la gestion de leurs tâches administratives. Cette plateforme en ligne constitue une solution intéressante pour simplifier les prises de rendez-vous et les téléconsultations. Elle leur offre donc la possibilité de recourir à un agenda médical personnalisé. Il s’agit d’un aspect qui améliorera forcément la communication d’un cabinet médical avec ses patients. Grâce aux différentes fonctionnalités dont elle dispose, Doctolib leur est donc indispensable pour organiser efficacement leur secrétariat.
On parle surtout d’une véritable boîte à outils pour les médecins généralistes, mais également les spécialistes, qui souhaiteraient améliorer leur productivité. Concrètement, Doctolib leur offre la possibilité de gagner du temps à travers l’optimisation du temps de gestion de leur secrétariat. Ils peuvent par exemple utiliser le service en ligne pour informer leurs patients en cas de retards, d’annulations ou de changements avec des notifications par SMS ou par courriel.
Schématiser la gestion de votre communication médicale
Bien qu’il soit difficile à gérer, cet aspect a pourtant un impact considérable sur l’organisation d’un cabinet médical. D’ailleurs, la communication médicale est une tâche qui pourrait gêner votre efficacité auprès de votre patientèle. C’est pourquoi il faut en simplifier la gestion. Pour ce faire, il est nécessaire d’y consacrer une partie de votre emploi du temps.
Utilisez en outre un système de reconnaissance vocale pour l’enregistrement de vos comptes-rendus médicaux. Après les consultations, vous pourrez ensuite les réécrire et les transmettre à votre secrétaire pour qu’il les transcrive. Aussi, il vous faut choisir une plateforme de messagerie sécurisée pour communiquer avec vos confrères. Cela vous permettra de gagner du temps. Cet outil en ligne vous aidera notamment dans l’envoi de vos courriers médicaux.
Grâce au logiciel que vous aurez choisi, vous profiterez d’un gain de temps considérable. En effet, vous économiserez plus de 3 heures chaque semaine sur la gestion de votre cabinet médical. De cette manière, vous pourrez consacrer plus de temps pour satisfaire vos patients ou pour vous adonner à d’autres activités à forte valeur ajoutée.
Pour conclure, sachez que le choix d’un système de secrétariat médical sur mesure simplifiera vos tâches quotidiennes et spécifiques. Sinon, l’usage de Doctolib vous permettra d’être plus efficace dans la réalisation de vos tâches administratives récurrentes. Enfin, vous devez simplifier votre communication médicale en en dématérialisant une partie.
